Masz w zwyczaju tworzenie wielostronicowych list zadań, które wciąż się wydłużają? Czas na zmianę nastawienia do własnych obowiązków! Efektywność nie polega na robieniu jak największej liczby rzeczy, ale na skupieniu się na czynnościach naprawdę istotnych. Prawda jednak jest taka, że nawet najlepsze plany mogą zostać pokrzyżowane przez… prokrastynację.

Ale jest też dobra wiadomość – ze skłonnościami do prokrastynacji można walczyć! Można stworzyć własny system działania dopasowany do swojego stylu życia i cieszyć się energią do wykonywania bieżących obowiązków. Jednym z praktycznych rozwiązań jest metoda 5-4-3-2-1, która pomaga odzyskać kontrolę nad codziennymi zadaniami.

Ten sposób planowania dnia pozwala na właściwe zarządzanie obowiązkami i sprzyja podejmowaniu konkretnych, przemyślanych działań bez efektu przytłoczenia. 

Czym jest metoda efektywności 5-4-3-2-1?

Jest to prosty model porządkowania zadań według pięciu poziomów ważności i celu. Uwzględnia on zarówno zadania pilne, jak i te, które służą osobistemu rozwojowi, pomagając uniknąć wypalenia. Zasada jest prosta – każdego dnia planuje się:

• 5 zadań priorytetowych, czyli takich, które przybliżają do osiągnięcia długoterminowych celów – np. ukończenie raportu lub publikacja artykułu;

• 4 zadania wspierające, które pomagają w realizacji projektów – np. zebranie materiałów czy przygotowanie konspektu;

• 3 zadania rutynowe wykonywane codziennie – np. odpowiadanie na e-maile;

• 2 zadania osobiste związane z dbaniem o samopoczucie lub rozwój – np. spacer, ćwiczenia, lektura;

• 1 zadanie rozwojowe, które stanowi wyzwanie i rozwija kreatywność – np. nauka nowej umiejętności.

Ograniczenie liczby zadań na poszczególnych poziomach pomaga wybrać te, które rzeczywiście są najważniejsze. Struktura planu zapobiega rozproszeniu uwagi i wspiera systematyczne działanie. Metoda 5-4-3-2-1 sprawdzi się zarówno w stosowaniu przez studentów, jak i freelancerów czy osób pracujących w korporacjach, ponieważ jest na tyle elastyczna, że można ją dopasować do każdego rodzaju obowiązków.

Jak wdrożyć metodę 5-4-3-2-1?

1. Sporządź listę zadań

Na początku zastanów się, co sprawia, że dany dzień jest dla Ciebie satysfakcjonujący. Pytanie pomocnicze brzmi: „Po wykonaniu jakich zadań w ciągu dnia czujesz się spełniony/a?”

Zanotuj wszystkie pomysły na swoje codzienne zadania, a następnie rozdziel je według modelu: 5 priorytetowych, 4 wspierające, 3 rutynowe, 2 osobiste, 1 rozwojowe. Im bardziej konkretny i szczegółowy opis, tym lepiej – na przykład zamiast ogólnego „Popracować nad blogiem”, określić konkret pt. „Napisać 500 słów do wpisu na blog”. Jasno sformułowane cele ułatwiają koncentrację i ich realizację. Wykorzystaj dostępne szablony na Twoim notatniku elektronicznym, by jeszcze szybciej stworzyć swój plan!

2. Ustal priorytety i planuj czas

Gdy już stworzysz listę, określ ramy czasowe dla poszczególnych zadań. Warto mieć na uwadze momenty dnia, w których energia do działania jest najwyższa – to idealny czas na realizację zadań priorytetowych. Każdemu z nich dobrze jest poświęcić 30–60 minut nieprzerwanej pracy. Zadania wspierające można zaplanować obok tych priorytetowych.

Rutynowe czynności warto rozplanować w ciągu dnia, np. przy użyciu techniki Pomodoro (25 minut pracy + 5 minut przerwy). Zadania osobiste mogą wypełniać przerwy, co sprzyja chwilom regeneracji. Na zadanie rozwojowe dobrze przeznaczyć czas wtedy, gdy pojawia się przypływ kreatywności. Dla utrzymania tempa pracy i koncentracji pomocne może być korzystanie z minutnika.

3. Ogranicz rozpraszacze

Konieczne jest też zadbanie o organizację sprzyjającego środowiska pracy. Dobrze jest wyłączyć niepotrzebne powiadomienia, zamknąć zbędne karty w przeglądarce i uporządkować przestrzeń wokół siebie. Czyste biurko sprzyja uporządkowanym myślom.  Na prawdę!

4. Śledź postępy i analizuj

Po wykonaniu każdego kolejnego zadania odznacz je na liście. Na koniec dnia zrób krótkie podsumowanie – np. „Zrealizowałem/am 4 z 5 zadań priorytetowych, ale poświęciłem/am zbyt dużo czasu na pocztę”. Taki nawyk pomaga w rozwijaniu samoświadomości i budowaniu dobrych nawyków.

5. Dostosuj metodę do swoich możliwości

Największą zaletą techniki 5-4-3-2-1 jest jej elastyczność. Jeśli wykonanie 15 zadań w ciągu dnia to zbyt wiele, wówczas można spróbować uproszczonej wersji 3-2-1. Można też połączyć ze sobą niektóre kategorie – np. zadania rutynowe ze wspierającymi – tak, by jak najbardziej uprościć swój plan.

Dobrym zwyczajem jest poświęcenie rano 5 minut na przejrzenie listy zadań na dany dzień. Taki nawyk jasno określa cele na resztę dnia i zmniejsza chęć do odkładania rzeczy na później. Warto też nagradzać się za wykonane zadania – np. krótką przerwą lub ulubioną zdrową przekąską czy napojem. Jeśli pojawi się ważne nieplanowane zadanie, można zastąpić nim jedno z mniej pilnych. Dzięki takiemu podejściu łatwiej jest zachować równowagę pomiędzy planem a rzeczywistym działaniem.

Podsumowanie

Codzienne stosowanie metody 5-4-3-2-1 może być nieocenioną pomocą w walce z własną słabością do odkładania zadań “na później” i płynnym wdrożeniu nawyku systematycznego ich realizowania. To uniwersalne narzędzie organizacyjne, które wspiera efektywność pracy niezależnie od wykonywanego zawodu czy stylu życia. Proste i jasne zasady pozwalają dobrze zarządzać czasem i osiągać założone sobie cele bez zbędnego i nieprzyjemnego stresu. 

Autor: J.S.

Źródło: boox.com